Umzugskosten absetzen: beruflich oder privat, und was dafür auf der Rechnung stehen muss

Die erste Weiche: beruflich oder privat

Bevor irgendeine Zeile in ein Formular kommt, muss der Anlass geklärt sein. Beruflich veranlasst ist ein Umzug grob gesagt dann, wenn er mit der Arbeit zusammenhängt und nicht mit dem Wunsch nach einem größeren Balkon. Ist er es, zählt im Grundsatz der gesamte Aufwand, also auch die Kartons.

Ist er privat veranlasst, bleibt der zweite Weg über die haushaltsnahen Leistungen. Dort zählt der Arbeitsanteil, nicht das Material. Genau deshalb ist die Aufteilung auf der Rechnung keine Formsache, sondern der entscheidende Punkt. In Zahlen: Aus unserem Beispiel weiter unten zählen im beruflichen Fall alle 794,92 Euro, im privaten nur die 686 Euro Arbeitsanteil, also 108,92 Euro weniger.

Ein Beispiel aus unserem Gebiet macht das greifbar: Wer von Berlin nach Mittenwalde zieht und in Königs Wusterhausen arbeitet, verkürzt den Arbeitsweg von 37,8 auf 8,7 Kilometer und die Fahrzeit von 38 auf 13 Minuten. Das sind 25 Minuten je Weg, 50 Minuten am Tag und bei 220 Arbeitstagen rund 183 Stunden im Jahr. Ob diese Ersparnis ausreicht, entscheidet das Finanzamt, nicht der Rechenweg.

Anlässe, die für eine berufliche Veranlassung sprechen

• Wechsel des Arbeitgebers mit neuem Arbeitsort
• Versetzung innerhalb desselben Unternehmens
• Erstmalige Aufnahme einer Tätigkeit nach der Ausbildung
• Deutliche Verkürzung des täglichen Arbeitswegs
• Einzug in oder Auszug aus einer Dienstwohnung
• Rückkehr aus dem Ausland an einen inländischen Arbeitsort

Was auf der Rechnung stehen muss

Eine Rechnung, die vor dem Finanzamt bestehen soll, ist kein Kassenzettel. Sie nennt beide Seiten mit vollständiger Anschrift, trägt ein Rechnungsdatum und eine fortlaufende Nummer und sagt, wann welche Leistung erbracht wurde. Fehlt einer dieser 8 Punkte, liegt die Arbeit beim Nachfordern, und das dauert.

Wichtig ist außerdem, auf wessen Namen sie läuft. Die Rechnung gehört auf den Namen der Person, die sie auch bezahlt und die in der Wohnung wohnt. Bezahlt jemand anderes vom eigenen Konto, passt der Beleg nicht mehr zur Erklärung.

Acht Angaben, auf die Sie achten sollten

• Name und Anschrift des Betriebs und Ihre eigene Anschrift
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Betriebs
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Tag der Leistung, also Ihr Umzugs- oder Räumtermin
• Art und Umfang: Stunden, Kräfte, Fahrzeug, Kubikmeter
• Arbeitszeit in einer eigenen Zeile, Material in einer weiteren
• Nettobetrag, 19 Prozent Mehrwertsteuer und Bruttobetrag getrennt
• Zahlungsweg und Bankverbindung, damit die Überweisung zuordenbar ist

Warum Arbeit und Material bei uns nie in einer Zeile stehen

Beim privaten Umzug zählt der Arbeitsanteil. Steht auf der Rechnung nur eine Summe, muss sie hinterher aufgeteilt werden, und wer das später schätzt, hat den schlechteren Beleg. Wir teilen deshalb von vornherein auf, auch wenn niemand danach fragt.

So sieht das an einem Dreizimmerumzug nach Berlin aus: 7 Stunden Möbelkoffer mit 3 Kräften zu 86 Euro ergeben 602 Euro Arbeitszeit, 4 Stunden Packhilfe zu 21 Euro ergeben 84 Euro, zusammen also 686 Euro Arbeit. Dazu kommen 40 gekaufte Kartons zu 1,95 Euro mit 78 Euro und ein Bündel Packpapier mit 13 Euro, zusammen 91 Euro Material.

Die Anfahrt steht als dritte Art von Zeile da: Berlin liegt 37,8 Kilometer entfernt, also (37,8 minus 25) mal 2 mal 0,70 Euro und damit 17,92 Euro. Die Rechnung endet bei 686 plus 91 plus 17,92, also bei 794,92 Euro brutto. Darin stecken 668,00 Euro netto und 126,92 Euro Mehrwertsteuer. Bei einem Zweizimmerumzug innerhalb von Mittenwalde sieht dieselbe Aufteilung so aus: 6 Stunden zu 65 Euro sind 390 Euro Arbeit, 40 Kartons zur Miete über 2 Wochen sind 56 Euro Material, die Anfahrt 0 Euro, zusammen 446 Euro brutto, davon 374,79 Euro netto und 71,21 Euro Mehrwertsteuer.

Barzahlung: der Fehler, der nicht zu reparieren ist

Für haushaltsnahe Leistungen erkennen die Finanzämter nur unbare Zahlung an. Wer bar zahlt und eine Quittung bekommt, hat zwar bezahlt, aber der Beleg trägt die Anrechnung nicht mehr. Nachträglich lässt sich das nicht heilen, auch nicht mit einer zweiten Quittung.

Deshalb rechnen wir grundsätzlich per Überweisung ab. Sie bekommen die Rechnung nach dem Termin, überweisen von Ihrem Konto, und der Kontoauszug ist der zweite Beleg. Heften Sie die 2 Blätter zusammen, die Rechnung über 794,92 Euro und den Kontoauszug mit derselben Zahl, dann ist der Vorgang später in 1 Minute wieder auffindbar.

Bei beruflich veranlassten Umzügen ist die Zahlungsart weniger streng, aber die Beweislage bleibt dieselbe. Eine Überweisung zeigt auf den Cent genau, wer wann wie viel an wen gezahlt hat, mit Datum und 1 Verwendungszweck. Eine Quittung zeigt nur, dass jemand etwas unterschrieben hat.

Welche Belege Sie aufbewahren

Sammeln Sie die Unterlagen in 1 Ordner, und zwar während des Umzugs und nicht im Jahr darauf. Ein Umzug erzeugt zwischen 6 und 12 Papiere, die zusammengehören, und die Hälfte davon findet später niemand mehr. 6 Minuten Ablegen am Umzugstag ersparen Ihnen 2 Stunden Suchen im nächsten Frühjahr. Bewahren Sie alles auf, bis Ihr Steuerbescheid bestandskräftig ist. Ein Ordner mit 6 Registerblättern reicht: 1 für das Angebot, 1 für die Rechnung, 1 für den Kontoauszug, 1 für die Arbeitgeberpapiere, 1 für die Mietverträge und 1 für Protokoll und Fotos.

1. Angebot und Auftragsbestätigung ablegen, sie zeigen den vereinbarten Umfang.
2. Rechnung ablegen, mit getrennten Zeilen für Arbeit und Material.
3. Kontoauszug mit der Überweisung ausdrucken oder als Datei sichern.
4. Bei beruflichem Anlass: Arbeitsvertrag, Versetzungsschreiben oder Bestätigung des Arbeitgebers dazulegen.
5. Alten und neuen Mietvertrag, Kündigung und Meldebestätigung beilegen.
6. Übergabeprotokoll und Fotos der Zähler dazuheften, sie datieren den Umzug.

Was wir dafür tun und was wir nicht tun

Wir liefern den Beleg, nicht die Beratung. Auf unserer Rechnung stehen die Arbeitszeit mit Stundenzahl und Kräften, jedes Packmittel einzeln, die Anfahrt als eigene Zeile und die 19 Prozent Mehrwertsteuer ausgewiesen. Der Umzugstag steht als Leistungsdatum darauf, nicht der Monat.

Die Rechnung kommt am Tag nach dem Termin, spätestens nach 2 Werktagen, nicht Wochen später. Wenn Sie eine Aufteilung anders brauchen, etwa Räumen und Umzug auf zwei Rechnungen, sagen Sie es vor dem Termin, dann schreiben wir es gleich so.

Was wir nicht tun: Wir sagen Ihnen nicht, welcher Betrag bei Ihnen anerkannt wird, und wir tragen nichts in Formulare ein. Diese Auskunft gibt Ihnen das Finanzamt oder eine Steuerberatung, und beide brauchen dafür Ihre Zahlen, nicht unsere.

Das steht bei uns von selbst auf der Rechnung

• Stundenzahl, Zahl der Kräfte und Fahrzeug, etwa 7 Stunden mit 3 Kräften
• Jedes Packmittel einzeln, etwa 40 Kartons zu 1,95 €
• Anfahrt mit Kilometern und Rechenweg, etwa 17,92 € für 37,8 km
• Nettobetrag, 19 Prozent Mehrwertsteuer und Bruttobetrag
• Leistungsdatum, Rechnungsnummer und Bankverbindung